Objectif : Automatiser la gestion des devis et des relances de paiement pour réduire le temps perdu sur des tâches répétitives et fiabiliser le suivi commercial.
🧭 Contexte
- Chaque demande de devis reçue par email nécessitait 5 minutes de traitement manuel : préparation d’un mail avec vidéos produits, devis attaché, et message d’accompagnement.
- Avec en moyenne 5 devis/jour pendant 30 jours → 12 heures par mois.
- Les relances de paiement étaient également envoyées manuellement par l’équipe, avec un risque d’oubli et une perte de temps quotidienne.
🎯 Objectifs
- Supprimer le temps manuel consacré à la préparation des mails de devis.
- Rendre le suivi des paiements plus fiable grâce à des relances quotidiennes automatisées.
- Centraliser le processus via Gmail API et Make pour fluidifier les échanges.
🛠️ Ce qui a été mis en place
- Gestion automatisée des devis
- Scénario Make déclenché à la réception d’une demande de devis.
- Génération automatique d’un brouillon Gmail prêt à l’envoi, contenant :
- le devis en pièce jointe,
- un message personnalisé avec le prénom du client,
- les liens vidéos produits.
- L’équipe n’a plus qu’à valider et cliquer “Envoyer”.
- Gestion des relances de paiement
- Mise en place d’un scénario Make qui envoie chaque jour un rappel de paiement aux bonnes personnes, basé sur les échéances définies.
- Automatisation complète : plus d’oubli, plus de rédaction manuelle.
📈 Résultats
- 12h/mois de gagné sur la gestion des devis.
- Processus de relance fiabilisé et sans charge mentale.
- Les commerciaux peuvent se concentrer sur la relation client et le closing.
- Une base automatisée évolutive qui peut intégrer d’autres tâches répétitives.
