🧭 Contexte client
La Direction des Systèmes d’Information (DSI) d’un groupe industriel utilisait ClickUp depuis 2020. L’outil était bien adopté dans l’équipe IT, avec un usage structuré et des automatisations pertinentes.
Le client souhaitait désormais étendre l’usage à l’ensemble de l’organisation (équipes métiers, projets transverses…), tout en structurant les bonnes pratiques et en garantissant une adoption cohérente.
🎯 Objectifs de la mission
- Réaliser un diagnostic complet de l’organisation actuelle dans ClickUp
- Identifier les points forts à généraliser et les faiblesses à corriger
- Préparer le terrain pour un déploiement transverse de l’outil
- Concevoir un socle commun de règles d’usage (statuts, vues, assignations…)
- Élaborer une formation adaptée aux différents profils utilisateurs
🔍 Approche déployée
- Interviews des utilisateurs clés (équipes SAP, Data, Studio Design, Smart Automation…)
- Audit de l’environnement ClickUp : analyse des espaces, des statuts, de l’assignation, des dashboards, etc.
- Cartographie de l’usage réel : taux de désengagement, doublons, manque de structuration
- Synthèse & recommandations, avec focus sur les quick wins et les règles pérennes
- Rédaction d’un cadre de bonnes pratiques et co-construction de la formation interne
📌 Observations clés
- Des équipes très investies (ex. SAP, Data) avec des pratiques robustes (vues, champs, sprint…)
- D’autres équipes peu impliquées, ou ayant totalement abandonné ClickUp
- Un usage souvent trop “en silo”, limitant les synergies inter-équipes
- Beaucoup de tâches non assignées ou assignées en doublon → visibilité faible
- Des statuts redondants ou mal nommés, rendant les rapports peu exploitables
- Des espaces obsolètes jamais archivés → pollution visuelle et cognitive
🛠️ Préconisations formulées
- Clarification des rôles et assignations, notamment via la distinction assigné / observateur
- Rationalisation de la structure : fusion/suppression de listes inutiles, simplification des vues
- Standardisation des statuts et des champs pour améliorer les rapports
- Partage transverse facilité par des tâches miroir (mirror links)
- Introduction du Workload, de la gestion du backlog et des sprints
- Lancement d’une formation interne co-construite sur la base des pratiques existantes
📈 Résultats et suite
- Un plan de structuration clair pour généraliser l’usage de ClickUp à l’échelle du groupe
- Une base saine pour les POC métiers déjà en cours (ex. corner store, production échantillons…)
- La DSI devient un modèle d’usage interne, avec un cadre réplicable
- Formation déployée en plusieurs vagues, adaptée aux profils projet, opérationnel, ou support
- L’entreprise poursuit l’extension de l’outil avec une gouvernance ClickUp centralisée
