Contexte
Cette entreprise du secteur de l’énergie souhaitait réorganiser ses opérations et améliorer le pilotage de ses déploiements clients.
L’ensemble des projets était suivi dans Notion. Avec le temps, l’environnement était devenu complexe : superposition de bases de données, multiplication des tables liées, lisibilité réduite et risques d’erreurs dans le suivi.
La navigation devenait difficile pour les nouveaux collaborateurs, et la vision globale des déploiements manquait de clarté.
Une analyse approfondie de l’organisation existante, proche d’un audit d’organisation, était nécessaire avant toute évolution.
Objectif
- Évaluer la structure actuelle dans Notion et identifier les points de friction
- Simplifier l’organisation des données sans perte d’information
- Proposer une nouvelle architecture plus lisible pour les équipes
- Déterminer si un outil plus adapté était nécessaire
L’objectif global : retrouver un pilotage clair, fiable et scalable des déploiements clients.
Ce qui a été mis en place
- Interviews des utilisateurs : Direction, chefs de projet et équipes de coordination afin de comprendre les usages réels.
- Audit détaillé de l’environnement Notion : analyse des bases de données, des relations entre tables, des vues et des champs.
- Identification des failles structurelles : doublons de tables, actions manuelles à risque, incohérences de statuts, absence de standardisation des données.
- Proposition d’une nouvelle architecture : fusion des trois tables centrales en une base unique orientée action, structuration autour de listes claires (Déploiement actif, Run, Références).
- Modélisation dans un outil cible : création de maquettes dans un environnement plus structurant, type ClickUp, pour tester la faisabilité et la projection.
La réflexion ne portait pas uniquement sur l’outil, mais sur la logique opérationnelle sous-jacente.
Résultats
- Prise de conscience claire des limites du système actuel
- Validation du besoin de simplification structurelle
- Projection concrète dans un environnement plus robuste et collaboratif
- Structure cible modélisée et testable par les équipes
- Base solide pour une migration future accompagnée
L’entreprise dispose désormais d’une vision claire pour construire un système de pilotage scalable, lisible et adapté à ses enjeux opérationnels.