Contexte
La Direction des Systèmes d’Information (DSI) d’un groupe industriel utilisait ClickUp depuis 2020. L’outil était bien adopté au sein de l’équipe IT, avec une structuration solide et des automatisations pertinentes.
Cependant, son usage restait limité à ce périmètre. L’ambition était désormais d’étendre ClickUp à l’ensemble des équipes métiers et aux projets transverses, tout en garantissant une cohérence d’usage et une adoption homogène.
Avant tout déploiement à grande échelle, un diagnostic approfondi était nécessaire, dans une logique proche d’un audit d’organisation appliqué à l’environnement ClickUp.
Objectif
- Réaliser un diagnostic complet de l’organisation actuelle dans ClickUp
- Identifier les bonnes pratiques à généraliser et les faiblesses à corriger
- Préparer un déploiement transverse structuré
- Définir un socle commun de règles d’usage (statuts, vues, assignations…)
- Élaborer une formation adaptée aux différents profils utilisateurs
L’objectif global : passer d’un usage local performant à une gouvernance ClickUp centralisée et scalable.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement ClickUp, une approche structurée en plusieurs étapes a été déployée.
- Interviews des utilisateurs clés (équipes SAP, Data, Studio Design, Smart Automation…) afin de comprendre les usages réels et les attentes.
- Audit détaillé de l’environnement ClickUp : analyse des espaces, statuts, assignations, dashboards et automatisations.
- Cartographie de l’usage réel : identification des équipes très investies, des zones de désengagement, des tâches non assignées ou en doublon, et des espaces obsolètes.
- Rationalisation et standardisation : clarification des rôles, simplification de la structure, harmonisation des statuts et des champs pour améliorer la fiabilité des rapports.
- Formalisation d’un cadre commun : bonnes pratiques partagées, distinction assigné / observateur, introduction du workload, gestion du backlog et des sprints.
- Co-construction d’une formation interne adaptée aux profils projet, opérationnel et support.
L’objectif était d’instaurer une gouvernance claire, facilitant l’extension progressive de l’outil à l’échelle du groupe.
Résultats
- Plan de structuration clair pour généraliser l’usage de ClickUp
- Base saine pour les POC métiers déjà engagés
- La DSI devient un modèle d’usage interne réplicable
- Formation déployée en plusieurs vagues selon les profils
- Mise en place d’une gouvernance ClickUp centralisée
ClickUp est désormais en cours de déploiement transverse, avec un cadre structuré, cohérent et évolutif, aligné sur la stratégie globale du groupe.