Contexte
L’agence utilisait ClickUp depuis plus d’un an. L’outil était présent dans le quotidien des équipes, mais sans structure réellement stabilisée.
Les espaces, dossiers et listes ne reflétaient pas fidèlement les flux réels de production. ClickUp restait en périphérie de l’organisation, plutôt qu’au cœur des processus internes.
L’ambition était double : ancrer ClickUp dans les méthodes de travail internes et ouvrir progressivement l’outil aux clients pour fluidifier la collaboration externe.
Une démarche structurée, proche d’un audit d’organisation, était nécessaire pour réaligner l’outil avec la réalité opérationnelle.
Objectif
- Reprendre les espaces, dossiers et listes pour refléter les flux réels
- Clarifier l’usage de l’Inbox, de l’accueil et des dashboards
- Structurer une expérience cohérente pour les équipes internes
- Mettre en place un onboarding clair pour les nouveaux collaborateurs
- Préparer l’ouverture sécurisée de ClickUp aux clients
L’objectif global : faire de ClickUp un véritable outil collaboratif, central dans l’organisation.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement ClickUp, l’environnement a été entièrement rationalisé.
- Fusion et nettoyage des listes : suppression des doublons et simplification de la structure.
- Réorganisation des espaces : structuration autour des grandes typologies de projets pour mieux refléter les flux internes.
- Configuration de l’accueil et de l’Inbox : priorisation claire des tâches et meilleure visibilité quotidienne.
- Documentation et onboarding : création d’un cadre d’usage pour garantir cohérence et adoption.
L’architecture a été pensée pour faciliter la collaboration interne, tout en préparant une ouverture progressive et maîtrisée aux clients.
Résultats
- Gain de lisibilité immédiat sur les projets en cours
- Réduction du temps passé à rechercher l’information
- Meilleure adoption de l’outil par les nouvelles recrues
- Premiers échanges clients sécurisés directement dans ClickUp
- Alignement entre organisation réelle et outil collaboratif
ClickUp est désormais pleinement intégré aux process internes, et prêt à devenir un espace collaboratif partagé avec les clients.