🧭 Contexte client
Une agence de production créative d’environ 15 collaborateurs utilisait ClickUp depuis plusieurs années pour gérer ses projets audiovisuels. L’outil avait été fortement investi, mais son usage s’était complexifié au fil du temps. La direction souhaitait un regard externe pour optimiser son fonctionnement, améliorer la cohérence entre pôles, et identifier des leviers d’automatisation.
🎯 Objectifs de la mission
- Faire un état des lieux global de l’organisation dans ClickUp
- Identifier les points de blocage et les dérives d’usage
- Proposer des recommandations concrètes pour fluidifier le pilotage et le suivi
- Permettre aux chefs de projet de mieux suivre les temps passés et les priorités
🔍 Approche déployée
L’audit a été mené en trois phases :
- Interviews individuelles avec les différents pôles (chefs de projet, direction artistique, post-production, etc.)
- Analyse approfondie de l’environnement ClickUp : structure, statuts, assignations, champs personnalisés, dashboards…
- Restitution structurée avec une synthèse claire, un plan d’actions priorisé (quick wins et améliorations à moyen terme)
📌 Observations clés
- Usage avancé de l’outil mais hétérogène entre équipes
- Très grand nombre de statuts, champs personnalisés et dashboards → manque de lisibilité globale
- Des tâches non assignées ou avec trop d’assignés nuisaient au suivi
- Des pratiques intéressantes isolées, mais non partagées à l’échelle de l’agence
- La bascule vers la V3 de ClickUp était partielle, rendant l’UX inégale
🛠️ Préconisations formulées
- Nettoyage et rationalisation des éléments inutiles (statuts, champs, vues…)
- Définition d’un cadre commun par pôle, sans brider les spécificités métiers
- Création de dashboards globaux pour suivre les temps, les coûts, et l’avancement
- Recentrage sur l’Accueil ClickUp comme point d’entrée structurant
- Intégration d’un module d’onboarding pour les nouveaux arrivants
- Premiers pas vers des automatisations ciblées pour gagner en fluidité
📈 Résultats et suite
- Vision claire des leviers d’amélioration à court et moyen terme
- Mise en place d’un plan d’optimisation progressif, piloté en interne avec des priorités définies
- Une adoption renforcée des bonnes pratiques, avec une montée en compétence des équipes
