Contexte
Cette agence de production audiovisuelle d’environ 15 collaborateurs utilisait ClickUp depuis plusieurs années pour piloter ses projets.
L’outil avait été fortement investi, avec de nombreuses personnalisations, champs, statuts et dashboards. Avec le temps, l’environnement s’est complexifié.
Les usages divergeaient entre pôles, la lisibilité globale diminuait, et certaines pratiques pertinentes restaient isolées.
La direction souhaitait un regard externe pour optimiser l’organisation, fluidifier le pilotage, et identifier des leviers d’automatisation.
Une approche structurée, proche d’un audit d’organisation, a permis d’analyser l’outil au prisme des processus réels.
Objectif
- Réaliser un état des lieux complet de l’environnement ClickUp
- Identifier les points de blocage et les dérives d’usage
- Fluidifier le pilotage des projets audiovisuels
- Améliorer le suivi des temps passés et des priorités
- Harmoniser les pratiques entre pôles
L’objectif global : retrouver simplicité, cohérence et performance, sans repartir de zéro.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement ClickUp, l’audit s’est déroulé en trois phases structurées.
- Interviews individuelles : chefs de projet, direction artistique, post-production afin de comprendre les usages concrets et les frustrations.
- Analyse approfondie de l’environnement : étude des espaces, statuts, assignations, champs personnalisés, dashboards et version ClickUp utilisée.
- Restitution stratégique : synthèse claire des observations, plan d’actions priorisé entre quick wins et améliorations structurelles.
- Rationalisation proposée : nettoyage des statuts et champs inutiles, clarification des assignations, simplification des dashboards.
- Structuration commune : définition d’un cadre partagé par pôle, recentrage sur l’Accueil ClickUp et intégration progressive d’automatisations ciblées.
L’approche visait à simplifier sans dénaturer les spécificités métiers.
Résultats
- Vision claire des leviers d’amélioration à court et moyen terme
- Plan d’optimisation progressif piloté en interne
- Harmonisation des pratiques entre pôles
- Meilleure lisibilité des priorités et des temps passés
- Montée en compétence des équipes sur ClickUp
ClickUp redevient un outil structurant, cohérent et aligné avec les process réels de l’agence, prêt à évoluer avec ses projets créatifs.